Анастасия
июн. 15, 2020

Как выбрать подходящую ERP-систему?

Вы уже давно вполне технологичная компания. Оцифровали документацию, все процессы ведутся в специальных информационных системах для каждого подразделения. Но всего как-то много, вы не понимаете, куда уходят деньги, кто виноват в косяках и хочется какого-то порядка и ясности. Или вы только запустили бизнес и сразу хотите пустить все процессы по автоматизированным рельсам. А может быть, вы уже давно работаете, но только начинаете свой путь к автоматизации и технологиям. В общем, настал момент приобрести инструмент для сокращения расходов, увеличения эффективности сотрудников и полного контроля над всеми процессами в компании. 

Мы вполне уверены, что наткнувшись на нашу статью, вы уже знали, что ищите и зачем. Но все же для ясности...



Что такое ERP-система?


ERP — Enterprise Resource Planning или Планирование ресурсов предприятия. ERP-система — это информационная система, программа, которая облегчает сбор, организацию, анализ и распространение информации в компании. 

Это что-то вроде электронного шкафчика, в который вы складываете папки. Каждая папка — это отдельный программный модуль для какого-то процесса. Например, CRM, бухгалтерия, управление персоналом. Вся информация храниться и изменяется только в этом шкафу. На всех папках есть замки, а ключи (доступ) руководитель дает тем, кому нужно там работать. Когда вы покупаете такой шкафчик, вместе с продавцом вы выбираете, какого рода папочки туда нужно положить, то есть какие модули нужны именно вашей компании. Плюс такого электронного шкафа в том, что вы можете без труда вынимать оттуда любой модуль или складывать новый. А в варианте с ERP Odoo все папки-модули там еще и сами интегрируются друг c другом. 

Такая система помогает избежать повторов и потери важных данных, значительно сокращает количество ошибок и делает очень удобным контроль за бизнесом, позволяет выгружать статистику, наглядно видеть, из-за чего снижается эффективность и тд. 

Изначально ERP-система создавалась для компаний-производителей. То есть, это средний или крупный бизнес, у которого несколько департаментов, филиалов (возможно в разных странах), есть свое производство, и которому просто критически необходима хорошая организация больших объемов данных. 

Однако сейчас ERP-системы стали более гибкими и доступными по цене. Они активно используются в сфере услуг, ритейле, логистике. Сегодня такие системы могут быть полезны даже малому бизнесу, обеспечивая пространство и возможности для роста. 


Когда вам нужна ERP-система

  1. 1. Нет ресурса, где вы можете получить полную информацию о состоянии дел в компании.

Сможете ли вы быстро ответить, какое у вас количество заказов в день? Или какая ваша средняя рентабельность продаж? Благодаря ERP-системе руководство сможет в любое время получить целостное представление о том, что происходит в компании. 

  1. 2. У вас множество разрозненных программ для работы.

Когда системы для внутренних процессов (вроде бухгалтерии) и системы для работы с клиентами, поставщиками, партнерами работают по отдельности, это может негативно сказываться на эффективности вашего бизнеса. ERP-система позволяет накапливать точные данные в режиме реального времени и хранить в одном месте, что позволяет сотрудникам быстро принимать правильные решения и сконцентрироваться на выполнении более важных задач.

  1. 3. Ваши клиенты страдают от задержек и ошибок.

Когда данные о продажах, запасах и клиентах хранятся в разных местах, это может вызывать неприятные ситуации с поставками: не в то время, не тому клиенту или с подтверждением заказа на товар, которого нет на складе. С ERP-системой менеджер по работе с клиентами всегда сможет дать точную информацию о статусе товара, а система сама сформирует запрос на закупку, исходя из преднастроенных правил.

  1. 4. У вас в компании сложная IT-инфраструктура и вам все сложнее поддерживать её в рабочем состоянии. 

Каждый раз, когда вам нужно обновить существующее ПО, внедрить новое или что-то, наоборот, убрать, вы сталкиваетесь с огромными затратами, у вас уходит много времени и получается «так себе» результат. Все это потому, что возникают проблемы с интеграцией, а с каждой системой требуется отдельная работа. При внедрении ERP-системы, за все обновления и техподдержку отвечает поставщик. А кроме того, модульная структура ERP-системы позволяет быстро и легко интегрировать новые модули и убирать ненужные.

Что важно учесть, когда вы решили внедрять ERP-систему

  • — Определитесь с целями внедрения, чего вы ждете от автоматизации. Ответьте на следующие вопросы:

  • 1. Зачем вам  ERP? (например, нужно больше золота)

  • 2. Как вы будете делать внедрение? (например, свая ИТ или аутсорс)

  • 3. Когда вы хотите внедрять? (например, сегодня, завтра, через год)

  • — Составьте четкий список требований, прежде чем искать поставщиков

  • — Эффективность и возможные сроки окупаемости информационной системы. ERP-система может открыть для вас огромное количество новых возможностей, но в этом нужно быть уверенным. Для этого стоит все просчитать еще до покупки.

  • — Ваш бюджет. Сколько вы готовы потратить на внедрение ERP-системы? Не стоит бояться стоимости. Например, при внедрении Odoo ERP вы выбираете только необходимые приложения для работы вашего бизнеса именно в данный момент, цена будет вполне подъемной. 

  • — Количество пользователей. Кто будет иметь доступ к системе? От этого также может зависеть стоимость.

  • — Команда для внедрения ERP-системы. Кроме специалистов со стороны поставщика системы, в эту команду должны входить сотрудники вашей компании, которые хорошо знакомы со спецификой ваших бизнес-процессов и в последующем будут работать с внедренной системой. Этот момент очень важен, так как без активной помощи ваших специалистов качественно внедрить систему не получиться.
     
    — Будьте готовы выложиться по полной на этапе написания ТЗ.

  • — Обучение сотрудников. Чтобы начать эффективно использовать систему, вашим специалистам понадобиться сначала пройти ряд тренингов.

  • — Готовьтесь к изменениям. Централизованная система быстро покажет, где ваш бизнес проседает и, как его можно сделать эффективнее. 

  • — После внедрения у ваших сотрудников освободиться уйма времени, так что будьте готовы предложить им новые задачи :)

Ключевые моменты, которые помогут найти подходящую ERP-систему

  1. 1. Тип ERP-системы.

On-premise — локальное ПО, которое устанавливается на компьютеры и сервера вашей компании. С такой ERP-системой вы получите полный контроль над информационной безопасностью, что иногда оказывается критически важным для компании. Поскольку вся система находится на вашей территории, компания полностью контролирует свои активы и несет полную ответственность за ее сохранность и целостность.  Кроме того, появляется необходимость в создании выделенной инфраструктуры и поддержке ИТ-персонала для обеспечения работы такой системы.

Cloud-based — программное обеспечение ERP, которое размещается и управляется вашим поставщиком вне офиса в облаке. При таком варианте развертывания вы можете сосредоточиться на управлении своим бизнесом, а не на ИТ-администрировании. 

Гибридный подход совмещает в себе характеристики облачного и локального решения. Он дает возможность сохранить контроль над данными компании и вместе с тем добавить больше мобильности в работу. Гибридная система позволяет часть инфраструктуры разместить на локальных серверах, а часть — в облаке. Облачная часть синхронизируется с локальным ПО. 

  1. 2. Выбирайте систему под специфику вашего бизнеса. То есть, если вы занимаетесь продажами, а не производством, то ERP-решение вам необходимо для автоматизации продаж. 

Постарайтесь найти поставщика, который уже работал с компаниями подобными вашей. А если так не получится, то ищите того, кто будет готов быстро вникнуть и со всем разобраться. Тот, кто внедряет систему, должен действительно понимать ваши бизнес-процессы.

  1. 3. Интерфейс ERP-системы должен быть удобным и понятным. Для этого существуют демо-версии программ, которые вы сможете протестировать и оценить, комфортна ли вам такая система.

  1. 4. Масштабируемость системы.  

  1. 5. Кастомизация. Смогут сотрудники сами настраивать систему под себя? И есть ли какие-то необычные настройки, которые могут понадобиться в вашей компании?

  1. 6. Убедитесь, что поставщик обеспечит поддержку и сопровождение внедрения и последующего использования ERP-системы.

Итого:

  1. 1. Определитесь, что вы хотите получить от ERP-системы.

  2. 2. Рассчитайте бюджет.

  3. 3. Составьте предварительную стратегию внедрения. 

  4. 4. Сформируйте группу лиц, ответственных за внедрение системы, со стороны вашей компании.

  5. 5. Попробуйте демо-версии систем, которые вам больше всего понравились, и обсудите с коллегами. 

  6. 6. Почитайте отзывы о выбранной компании.

  7. 7. Внимательно изучите лицензионный договор. 

  8. 8. Сделайте свой выбор.


И самое главное помните: выбранная ERP-система должна упрощать и ускорять вашу работу, а не наоборот.


Смотрите также, "10 советов по выбору и внедрению ERP"