Как выбрать подходящую ERP-систему?
Вы уже давно вполне технологичная компания. Оцифровали документацию, все процессы ведутся в специальных информационных системах для каждого подразделения. Но всего как-то много, вы не понимаете, куда уходят деньги, кто виноват в косяках и хочется какого-то порядка и ясности. Или вы только запустили бизнес и сразу хотите пустить все процессы по автоматизированным рельсам. А может быть, вы уже давно работаете, но только начинаете свой путь к автоматизации и технологиям. В общем, настал момент приобрести инструмент для сокращения расходов, увеличения эффективности сотрудников и полного контроля над всеми процессами в компании.
Мы вполне уверены, что наткнувшись на нашу статью, вы уже знали, что ищите и зачем. Но все же для ясности...
Что такое ERP-система?
ERP — Enterprise Resource Planning или Планирование ресурсов предприятия. ERP-система — это информационная система, программа, которая облегчает сбор, организацию, анализ и распространение информации в компании.
Это что-то вроде электронного шкафчика, в который вы складываете папки. Каждая папка — это отдельный программный модуль для какого-то процесса. Например, CRM, бухгалтерия, управление персоналом. Вся информация храниться и изменяется только в этом шкафу. На всех папках есть замки, а ключи (доступ) руководитель дает тем, кому нужно там работать. Когда вы покупаете такой шкафчик, вместе с продавцом вы выбираете, какого рода папочки туда нужно положить, то есть какие модули нужны именно вашей компании. Плюс такого электронного шкафа в том, что вы можете без труда вынимать оттуда любой модуль или складывать новый. А в варианте с ERP Odoo все папки-модули там еще и сами интегрируются друг c другом.
Такая система помогает избежать повторов и потери важных данных, значительно сокращает количество ошибок и делает очень удобным контроль за бизнесом, позволяет выгружать статистику, наглядно видеть, из-за чего снижается эффективность и тд.
Изначально ERP-система создавалась для компаний-производителей. То есть, это средний или крупный бизнес, у которого несколько департаментов, филиалов (возможно в разных странах), есть свое производство, и которому просто критически необходима хорошая организация больших объемов данных.
Однако сейчас ERP-системы стали более гибкими и доступными по цене. Они активно используются в сфере услуг, ритейле, логистике. Сегодня такие системы могут быть полезны даже малому бизнесу, обеспечивая пространство и возможности для роста.
Когда вам нужна ERP-система
1. Нет ресурса, где вы можете получить полную информацию о состоянии дел в компании.
Сможете ли вы быстро ответить, какое у вас количество заказов в день? Или какая ваша средняя рентабельность продаж? Благодаря ERP-системе руководство сможет в любое время получить целостное представление о том, что происходит в компании.
2. У вас множество разрозненных программ для работы.
Когда системы для внутренних процессов (вроде бухгалтерии) и системы для работы с клиентами, поставщиками, партнерами работают по отдельности, это может негативно сказываться на эффективности вашего бизнеса. ERP-система позволяет накапливать точные данные в режиме реального времени и хранить в одном месте, что позволяет сотрудникам быстро принимать правильные решения и сконцентрироваться на выполнении более важных задач.
3. Ваши клиенты страдают от задержек и ошибок.
Когда данные о продажах, запасах и клиентах хранятся в разных местах, это может вызывать неприятные ситуации с поставками: не в то время, не тому клиенту или с подтверждением заказа на товар, которого нет на складе. С ERP-системой менеджер по работе с клиентами всегда сможет дать точную информацию о статусе товара, а система сама сформирует запрос на закупку, исходя из преднастроенных правил.
4. У вас в компании сложная IT-инфраструктура и вам все сложнее поддерживать её в рабочем состоянии.
Каждый раз, когда вам нужно обновить существующее ПО, внедрить новое или что-то, наоборот, убрать, вы сталкиваетесь с огромными затратами, у вас уходит много времени и получается «так себе» результат. Все это потому, что возникают проблемы с интеграцией, а с каждой системой требуется отдельная работа. При внедрении ERP-системы, за все обновления и техподдержку отвечает поставщик. А кроме того, модульная структура ERP-системы позволяет быстро и легко интегрировать новые модули и убирать ненужные.
Что важно учесть, когда вы решили внедрять ERP-систему
— Определитесь с целями внедрения, чего вы ждете от автоматизации. Ответьте на следующие вопросы:
1. Зачем вам ERP? (например, нужно больше золота)
2. Как вы будете делать внедрение? (например, свая ИТ или аутсорс)
3. Когда вы хотите внедрять? (например, сегодня, завтра, через год)
— Составьте четкий список требований, прежде чем искать поставщиков
— Эффективность и возможные сроки окупаемости информационной системы. ERP-система может открыть для вас огромное количество новых возможностей, но в этом нужно быть уверенным. Для этого стоит все просчитать еще до покупки.
— Ваш бюджет. Сколько вы готовы потратить на внедрение ERP-системы? Не стоит бояться стоимости. Например, при внедрении Odoo ERP вы выбираете только необходимые приложения для работы вашего бизнеса именно в данный момент, цена будет вполне подъемной.
— Количество пользователей. Кто будет иметь доступ к системе? От этого также может зависеть стоимость.
— Команда для внедрения ERP-системы. Кроме специалистов со стороны поставщика системы, в эту команду должны входить сотрудники вашей компании, которые хорошо знакомы со спецификой ваших бизнес-процессов и в последующем будут работать с внедренной системой. Этот момент очень важен, так как без активной помощи ваших специалистов качественно внедрить систему не получиться.
— Будьте готовы выложиться по полной на этапе написания ТЗ.
— Обучение сотрудников. Чтобы начать эффективно использовать систему, вашим специалистам понадобиться сначала пройти ряд тренингов.
— Готовьтесь к изменениям. Централизованная система быстро покажет, где ваш бизнес проседает и, как его можно сделать эффективнее.
— После внедрения у ваших сотрудников освободиться уйма времени, так что будьте готовы предложить им новые задачи :)
Ключевые моменты, которые помогут найти подходящую ERP-систему
1. Тип ERP-системы.
On-premise — локальное ПО, которое устанавливается на компьютеры и сервера вашей компании. С такой ERP-системой вы получите полный контроль над информационной безопасностью, что иногда оказывается критически важным для компании. Поскольку вся система находится на вашей территории, компания полностью контролирует свои активы и несет полную ответственность за ее сохранность и целостность. Кроме того, появляется необходимость в создании выделенной инфраструктуры и поддержке ИТ-персонала для обеспечения работы такой системы.
Cloud-based — программное обеспечение ERP, которое размещается и управляется вашим поставщиком вне офиса в облаке. При таком варианте развертывания вы можете сосредоточиться на управлении своим бизнесом, а не на ИТ-администрировании.
Гибридный подход совмещает в себе характеристики облачного и локального решения. Он дает возможность сохранить контроль над данными компании и вместе с тем добавить больше мобильности в работу. Гибридная система позволяет часть инфраструктуры разместить на локальных серверах, а часть — в облаке. Облачная часть синхронизируется с локальным ПО.
2. Выбирайте систему под специфику вашего бизнеса. То есть, если вы занимаетесь продажами, а не производством, то ERP-решение вам необходимо для автоматизации продаж.
Постарайтесь найти поставщика, который уже работал с компаниями подобными вашей. А если так не получится, то ищите того, кто будет готов быстро вникнуть и со всем разобраться. Тот, кто внедряет систему, должен действительно понимать ваши бизнес-процессы.
3. Интерфейс ERP-системы должен быть удобным и понятным. Для этого существуют демо-версии программ, которые вы сможете протестировать и оценить, комфортна ли вам такая система.
4. Масштабируемость системы.
5. Кастомизация. Смогут сотрудники сами настраивать систему под себя? И есть ли какие-то необычные настройки, которые могут понадобиться в вашей компании?
6. Убедитесь, что поставщик обеспечит поддержку и сопровождение внедрения и последующего использования ERP-системы.
Итого:
1. Определитесь, что вы хотите получить от ERP-системы.
2. Рассчитайте бюджет.
3. Составьте предварительную стратегию внедрения.
4. Сформируйте группу лиц, ответственных за внедрение системы, со стороны вашей компании.
5. Попробуйте демо-версии систем, которые вам больше всего понравились, и обсудите с коллегами.
6. Почитайте отзывы о выбранной компании.
7. Внимательно изучите лицензионный договор.
8. Сделайте свой выбор.
И самое главное помните: выбранная ERP-система должна упрощать и ускорять вашу работу, а не наоборот.
Смотрите также, "10 советов по выбору и внедрению ERP"