Автоматизация малого бизнеса. Стоит ли заморачиваться?

Сейчас все твердят, что вести бизнес без ERP или хотя бы CRM просто невозможно. Компаниям нужна автоматизация.  Без нашего «софта» вы никогда не сможете стать как Amazon, где на складах работают роботы, они же и проверяют заказы, каждое рабочее место автоматизировано по максимуму. Но при этом никто не уточняет, что развитие Amazon происходит не за счет роботов, а целью небольшой компании не стоит капитализация 1 трлн. $.  У малого бизнеса стоят самые обычные задачи: заработать больше, удержаться на плаву в кризис, не уступить место под солнцем конкурентам, и выжить в борьбе с монополией, налогами, законами, плохими поставщиками. В общем, малому бизнесу скучать не приходится.

Однако правда в том, что автоматизация все-таки решает многие проблемы бизнеса, в том числе и малого, но она должна быть дозированной и соответствовать требованиям заказчика.

Почему мы выделяем малый бизнес?

Каждый размер бизнеса, и вообще любая компания индивидуальна. Однако малый бизнес все же имеет важные отличия. Прежде всего, подход к управлению клиентами и уязвимостью перед любыми изменениями. Для маленьких компаний главным источником прибыли является клиент. Если, например, в Евроопте вы один из множества клиентов, и перестав закупаться в нем ничего не произойдет, то в пекарне возле дома вы любимый покупатель, и если измените ваш выбор в сторону сетевого продуктового магазина, то владелец пекарни это ощутит, а если еще 20 таких клиентов уйдет, то, возможно, бизнес и вовсе придется закрыть. И совсем не важно это B2C или B2B бизнес, расклад будет одинаковый.

Вторая особенность малого бизнеса – это экономия, даже не так, тотальная экономия на всем. Оно и понятно, нужно управлять издержками, затратами, при этом производить продукт, продвигать его и оплачивать труд работников. 

Еще одна особенность, руководитель малого бизнеса стремится контролировать все процессы, задачи, вникнуть во все дела. И это абсолютно нормальное стремление управлять своей компанией, обеспечить ей все условия для успешного роста. 

Малый бизнес, несмотря на множество расхожих мнений, нуждается в автоматизации больше остальных, так как ресурсы ограничены и необходимо использовать каждого работника, каждую копейку, каждую возможность на максимум. На собственном опыте проверено, что внедрение ERP делает работу команды продуктивнее, а контролировать процессы становится гораздо проще.

Нужна ли ERP моему малому бизнесу?

Здесь все просто, если у вас есть бизнес, значит вам нужна минимум CRM, а лучше ERP. Хотя многие не согласятся с этим утверждением. Бизнес работает, менеджеры и так все хорошо продают, зачем что-то менять еще и деньги тратить? Есть несколько симптомов, которые со временем начинают явно намекать о назревающих проблемах и о необходимости внедрения как CRM, так и ERP в целом:

•  - Множество повторяющихся задач. Эта проблема встречается часто в компаниях: встречи, звонки, документы, релизы. Чаще всего они включены в цепочку последовательных действий, и мы незнаем сколько этих действий. Составьте список всех мелких периодических задач, и вы увидите, как их на самом деле много. Главное, вы поймете, что часть этих задач можно выполнять параллельно. 

Как поможет автоматизация? Одной из главных задач ERP– это автоматизация рутинных действий. Все мелкие задачи вносятся в систему для четкого понимания, какие действия и когда необходимо выполнить, а также какие действия совместить. Задачи при этом привязаны к конкретным клиентам и содержат максимум информации.

• - Задачи повторяются с определенной периодичностью, причем сами задачи уже не мелкие и могут включать в себя множество подзадач. Например, выставление счетов оператором связи своим клиентам. Задача появляется один раз в месяц, но за время ее выполнения через компанию проходит огромное количество документов, писем. В минуту необходимо выполнить порядка 20 действий. Без автоматизации процессов работникам просто не справится с таким потоком подзадач внутри одной задачи. 

Как поможет ERP? В ERP-системе можно моделировать бизнес-процессы вашей компании. Например, в ERP Odoo можно полностью автоматизировать описанный ранее пример с оператором связи. Система сама сможет в указанные сроки формировать счета и отправлять их абонентам.

• - Сотрудники забывают выполнить поставленные задачи.  Довольно классическая ситуация, менеджер забыл перезвонить клиенту, назначить встречу или написать письмо. Знакомо? Безусловно, с такими явлениями в компании необходимо бороться. 
  
  

Как поможет автоматизация? Руководитель сможет ставить задачи менеджерам и следить за ходом их исполнения. Сотрудники же получат возможность ставить себе напоминания о каких-либо действиях в карточке каждого клиента. Система напомнит о необходимости выполнения задачи с помощью уведомлений. Забыть выполнить просто не получится.

• - Вы не помните всех ваших клиентов, их email и телефоны. Оно и понятно, если клиентов больше 10, держать всю эту информацию в голове просто невозможно. Однако проблема в другом, если информация о клиентах записана у менеджеров где-то в блокнотах, листочках, визитках, то можно считать, что у вас нет клиентской базы.
  

Поможет ли автоматизация? Конечно! Вы получите единую базу всех ваших клиентов, с детальной информацией по каждому из них: контакты, переписка, счета. Вся необходима информация о клиентах будет доступна в нужный момент всего за пару кликов.

• - Недостача на складе. Кладовщик ворует или с документами кто-то напортачил? Узнать, как это произошло, практически невозможно. Автоматизация – едва ли не единственное решение таких проблем: перемещение товара должно быть зафиксировано.

Как поможет ERP? Существует множество систем, помогающих контролировать склад, однако не все из них интегрированы, к примеру, с CRM. В ERP Odoo такое приложение есть, и оно полностью интегрировано с другими приложениями в системе, в том числе с CRM. У вас появится возможность следить за всеми перемещениями и списаниями в режиме онлайн, а работникам склада станет гораздо проще приходовать и отгружать товары. Кроме того, это приложение имеет интеграцию еще и с вашим сайтом, что позволит контролировать ваш ассортимент и не продавать то, чего у вас нет в наличии. 

 Мы описали только небольшую часть того, какие задачи решает ERP и какую пользу может принести. Бизнес любого размера имеет бухгалтерию, документооборот, основной процесс (закупка/производство/разработка, продажа) и инфраструктуру (офис, транспорт, связь и др.). Всеми этими процессами необходимо управлять, в том числе и взаимоотношениями с клиентами. Поэтому автоматизация пойдет только на пользу, в том числе и малому бизнесу.